Budget, suivi des dépenses et recouvrement, soutenus par le digital

La mise en place d’un budget annuel est souvent une règle importante dans les entreprises. Ainsi les dirigeants peuvent par exemple décider d’une ligne directrice de décaissement, par type de dépense, par poste et définir les priorités, tout en maîtrisant les charges fixes identifiées comme linéaires. Le budget, cumulé au tableau de bord mensuel (comptabilité analytique), devient ainsi un outil de visibilité indispensable en terme de stratégie, car permet de façon aisée de montrer les écarts entre le prévisionnel et le réel. Nous avons là le descriptif d’un monde idéal, mais malheureusement la théorie est détruite par une réalité bien plus complexe, sauf pour ceux qui disposent d’outils de gestion et d’analyses performants.

La digitalisation des formulaires papier est une des solutions les plus adéquates aujourd’hui. Sans prise de conscience sur l’importance de la traçabilité des opérations et de faire évoluer ses outils de contrôle, ce au travers de l’intégration de la technologie, le danger est bien réel. Gérer c’est prévoir, abandonnez les anciennes méthodologies de travail et ouvrez vous à la digitalisation des données avant qu’il ne soit trop tard.

Prenons l’exemple concret du suivi des dépenses et plus particulièrement celui lié aux demandes de décaissement. Dans cette étude de cas, nous avons un commercial appelé à circuler énormément aussi bien à Antananarivo que dans les provinces. Avec les formulaires intelligents et la collecte de données en mobilité, il serait apte à tenir informé en temps réel le siège du montant de ses dépenses, du type de dépense, mais aussi de fournir les justificatifs (photographies des pièces de caisse) ce de façon géolocalisée. En tenant compte de cette logique de contrôle, toute demande de décaissement supplémentaire en dehors du budget initialement alloué pour cette mission s’en retrouve simplifiée et justifiée. Une protection importante et unique devient possible pour toute manipulation d’espèces, avec suivi en instantané sans nécessité d’attendre que l’employé retourne dans les locaux.

Les liquidités de l’entreprise restent aussi un facteur clé à surveiller dans le respect théorique d’un budget. En l’absence de trésorerie, pas d’achats, pas d’investissements ni de décaissements possible. Vendre et générer un chiffre d’affaires est une nécessité certes, mais recouvrer l’est tout autant. Opter pour la digitalisation de vos fiches de recouvrement, permet d’optimiser le suivi et d’éviter aussi les détournements. Sur la base d’un planning et d’un objectif quotidien, les personnes se déplaçant pour le recouvrement rendent compte en temps réel des sommes encaissées ou non (si non du motif), du mode de paiement (espèces, chèques, traites), de l’interlocuteur, en donnant leur position géolocalisée société par société, justifiant ainsi l’effectivité du travail demandé et permettant un double contrôle par le DAF qui pourrait contacter les sociétés après passage de l’employé ou mettre à jour son programme si le temps le permet encore.

DPO CONSULTING met une équipe technique et commerciale à votre disposition pour étudier l’ensemble de vos besoins liés à l’intégration des formulaires intelligents et à la collecte de données en mobilité. Contactez-nous pour toute demande et une démonstration en vos locaux.