Les formulaires intelligents, source de qualité et de traçabilité dans l’hôtellerie.

L’hôtellerie est un secteur clé de la croissance du tourisme à Madagascar et une vitrine qui se doit d’être qualitative pour l’image du pays. Dans un secteur fortement concurrentiel, doublé du partage quasi systématique des avis des visiteurs étrangers sur les sites web dédiés ou sur le forums de discussions, le secteur est soumis à une pression constante afin d’assurer la meilleure qualité possible et d’avoir une traçabilité parfaite des opérations réalisées. L’intégration technologique y est pleinement effective, logiciels de réservation, clés électroniques, hotspots wifi avec tickets, mais de nombreuses tâches du personnel sont encore basées sur un reporting papier. On peut donc considérer que côté client, le service est de plus en plus conforme au standard technologique international, mais c’est loin d’être une généralité pour les opérations internes.

Quand la digitalisation des données collectées en mobilité s’intègre dans l’hôtellerie, on change de paradigme, et on s’ouvre aux possibilités de contrôles illimitées offertes par l’application DIGITALISATION ONLINE sur tablette. Afin de se projeter dans cette nouvelle réalité, prenons comme exemple celui de la gestion qualitative de la chambre.

Aujourd’hui l’usage du papier est trop contraignante et peu ou pas fiable en terme de traçabilité. La solution de DPO CONSULTING intègre dans les formulaires enrichis la prise de photographies, le scan de QR code ou de bar code, le temps de début et de fin de saisie (temps opérationnel effectif), ainsi que la signature électronique. Le QR code peut être utilisé pour identifier un étage, une chambre, une salle de bain. De cette étape d’identification suit le nettoyage et la préparation, une check liste de validation avec variables (selon la réponse d’autre clarifications peuvent être nécessaires), les notifications éventuelles à faire à la maintenance, etc. ce en respectant des champs obligatoires à remplir. Etape par étape, on peut comptabiliser le temps de réalisation, rendant ainsi réelle l’extraction de la productivité individuelle, sans jamais pour autant négliger la qualité, qualité confirmée par les photos (en poussant le raisonnement on peut obtenir des détails de contrôle : « Présence de fleurs ? » Réponse « OUI » champ obligatoire « Merci prendre une photo cadrée des fleurs »). Une fois le travail effectif, on procède par exemple à une double signature : superviseur et exécutant. Par chambre, on peut générer plusieurs formulaires : mini bar, sécurité incendie et signalétique, réclamation client, etc. sans avoir à gérer différents carnets, une tablette peut emporter autant de formulaires intelligents que souhaité.

Le formulaire clôturé, n’est plus modifiable, il est envoyé vers le serveur VPS dédié à l’hôtel, où la fiche de traçabilité est accessible aux départements concernés. La consultation est instantanée, tout comme l’exportation en PDF ou en CSV. Tous les usages sont possibles, fiche de demande de budget, réception de travaux, demande de prise en charge à l’aéroport, audit sécurité, rapport d’incidents, rapport de pannes, etc. DPO CONSULTING peut amener une notion de la qualité et de la traçabilité bien plus effective dans votre établissement avec les formulaires intelligents et la collecte de données en mobilité. Lien de contact : ici.