Une révolution en marche

Il est probable, voir certain que votre entreprise dispose d’une adresse e-mail, d’une page facebook, d’une présence sur Linkedin, que vous utilisez des logiciels liés à Google (mail, calendrier, stockage) dans le cadre de votre activité professionnelle. Certaines entreprises ont même pris le partie de la vente en ligne ou d’un support client 100% distant basé sur les technologies numériques. Nous sommes aussi certains que votre comptabilité est informatisée, tout comme votre paye, que votre communication interne passe aussi déjà en grande partie par e-mail, vous avez donc déjà effectué un grand pas vers la digitalisation de votre entreprise.

Maintenant, posez vous un instant et réfléchissez au volume de formulaires en version papier que vous utilisez. Quelle que soit votre taille, TPE, PME, grande entreprise industrielle ou commerciale, ou quel que soit votre secteur d’activité, le « remplissage » de formulaires soigneusement détachés d’un carnet duplis ou triplis est une quasi généralité à Madagascar. Ces informations sont parfois de nouveau recopiées manuellement (quand elles arrivent lisibles, sans rature), avant de partir chez une autre personne pour la saisie informatique, de là ces données sont enfin traitées pour la comptabilité, le RH, le support client, etc. Dans quelles conditions ces informations sont fiables ? Le superviseur direct qui a contresigné « par usage » a-t-il vraiment les moyens de contrôle ? Pouvez-vous reprocher au cadre qui a validé la demande du superviseur, alors que lui même manque cruellement de moyens de contrôles efficaces et réellement fiables ?

A un instant T donc, personne n’a l’ensemble des informations internes ou externes à jour. Chaque requête au département concerné prendra du temps, chaque analyse poussée obligera à ressortir les beaux formulaires papier, pour une nouvelle saisie avant compilation. Cette situation peut devenir d’autant plus complexes que si des collaborateurs, doivent circuler en permanence avec leurs carnets, combien de jours avez-vous perdus avant de traiter l’information ?

Une seule et unique solution se présente à vous : la digitalisation de vos formulaires. Prenez la décision qui va révolutionner votre mode de pensée. Oui, la digitalisation est une révolution au sein des entreprises, elle porte la croissance, génère des économies, permet la traçabilité et d’exploiter des données enrichies : coordonnées GPS, heure, photos, scan QR Code ou Bar Code, signature. Précision importante, nous ne parlons pas ici de numérisation et d’expédition par email, mais bel et bien de digitalisation permettant aux intervenants d’être inter-connectés en tout temps et en tout lieu.

Votre formulaire digitalisé trouvera son inspiration dans sa version papier, mais il sera éditable sur une tablette Android, puis une fois finalisé stocké sur votre Cloud dédié. De là, vous pouvez exporter, travailler et partager les données aux différents départements. Les données sont accessibles 24/24 et 7/7, sécurisées dans des serveurs qui ne servent que vous, votre licence vous donne accès à votre serveur.

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